Management

Best Practice für Möbelspediteure

Bildquelle: Lierz

Die Umzugs Akademie ruft mit Unterstützung der AMÖ eine neue Workshop-Reihe für Mitgliedsunternehmen ins Leben.

Fast ein dreiviertel Jahr nach Inkrafttreten der DSGVO sind immer noch zahlreiche Fragen offen. Um gemeinsam nach praktischen Lösungen für das Tagesgeschäft zu suchen, veranstaltete die Umzugs Akademie in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband Möbelspedition und Logistik (AMÖ) e.V. deshalb erstmals einen Erfa-Kreis zum Datenschutz. 16 Teilnehmer waren in das Lufthansa Conference Hotel Seeheim bei Frankfurt/Main gekommen, um mit Umzugs Akademie-Gesellschafter Frank Lierz und AMÖ-Justiziarin Sue Ann Becker rechtliche, praktische und branchenspezifische Fragestellungen zu erörtern. Ziel der erfolgreichen Auftaktveranstaltung sollte neben dem kollegialen Austausch außerdem die Einrichtung eines regelmäßig stattfindenden Erfa-Kreises sein.

Hohes Maß an Sensibilität

„Das Thema Mitarbeiterdatenschutz betrifft wahrscheinlich jedes Unternehmen. Mitarbeiter haben fast alle, und damit auch die Verantwortung mit den erhobenen personenbezogenen Daten gesetzeskonform umzugehen“, sagt Frank Lierz. „Erfreulicherweise kann man feststellen, das im Bereich Personalwesen grundsätzlich ein erhöhtes Maß an Sensibilität im Umgang mit Mitarbeiterdaten vorhanden ist.“

Vor diesem Hintergrund erläuterte er die Besonderheiten der DSGVO und dem ergänzenden Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner neuesten Fassung. Insbesondere wies er dabei auf die nationalen Regelungen im BDSG hin. Außerdem ging es um Fragen, welche konkreten Datenverarbeitungen in einem Umzugsunternehmen typischerweise anfallen und was dabei genau zu beachten ist: Wie müssen Unternehmen mit Bewerbungsunterlagen umgehen? Wie muss die betriebsinterne Kommunikation über Social-Media-Kanäle wie WhatsApp geregelt sein? Wie müssen die Mitarbeiter über die betriebsinternen Datenverarbeitungen informiert werden? Diese Themen konnten die Teilnehmer schließlich in Kleingruppen besprechen und sich darüber austauschen und voneinander lernen, wie sie es mit der Mitarbeiterdatenverarbeitung in ihren Unternehmen handhaben, und was sie verbessern könnten.

Keiner sollte allein bleiben!

Jede Branche habe ihre eigenen Schwierigkeiten, Themen wie Informationspflichten und vertragliche Regeln mit eingesetzten Dienstleistern gesetzeskonform umzusetzen. Damit keiner der Unternehmen mit diesen Schwierigkeiten allein bleiben müsse, sei die Idee geboren worden, einen Erfa-Kreis speziell für die Umzugsbranche zu organisieren. Denn gerade die Aufsichtsbehörden könnten schon aufgrund ihrer dünnen Personaldecke nicht die nötige Aufklärungsarbeit leisten.

AMÖ-Justiziarin Sue Ann Becker informierte die Teilnehmer unter anderem, welche Daten als Kundendaten erhoben und behandelt werden. Sie betonte, dass Betroffene aufgeklärt werden müssen, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wer sie empfängt sowie darüber, wie lange die Daten gespeichert werden.

Außerdem informierte sie darüber, wie Unternehmen mit polizeilichen Anfragen umzugehen haben. Im Bereich der Logistik komme es immer wieder vor, dass sich Ermittlungsbehörden an die Unternehmen wenden und um Auskunft ersuchen, etwa bei Ermittlungen wegen Eingehungsbetruges oder Fahrerfeststellungen. „Auskunftsersuchen der Polizei sind datenschutzrechtlich in den meisten Fällen unzulässig“, sagt Becker. „Oder zumindest problematisch.“ Um nicht in die Falle zu tappen und gegen datenschutzrechtliche Vorschriften zu verstoßen, berichtet sie, müssten beispielsweise einige formelle Voraussetzungen eingehalten werden. In formeller Hinsicht sollten sich Unternehmen die Frage stellen, auf welche Grundlagen das Auskunftsersuchen gestützt wird. Liegt ein richterlicher Beschluss zur Herausgabe vor, sollte dieser archiviert und die personenbezogenen Daten müssen herausgegeben werden. Liegt kein richterlicher Beschluss vor, muss man unterscheiden, ob die Polizei als Ermittlungsperson der Staatsanwaltschaft auftritt oder nicht.

Erfolgreiche Auftaktveranstaltung

„Unser erstes Treffen war ein toller Erfolg“, sagt Lierz. Das Thema Datenschutz sei ein fortlaufender Prozess. Daher sei das Treffen von Anfang an als regelmäßiger Austausch geplant gewesen. Dass es als Workshop angelegt ist, habe den besonderen Mehrwert ausgemacht. „So kann jeder seine individuellen Fragen stellen und mit Hilfe der anderen im Austausch Lösungen erarbeiten.“ Durch den Workshop könne man das Gehörte und Erarbeitete konkret im eigenen Betrieb umsetzen. „Best Practice also!“ dwa

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